施工資料（項目檔案）管理混亂，一直是建筑工地上的一大通病！資料的重要性在工程管理及驗收中的重要性，相信大家都心知肚明，但是，如何管理？包括哪些內(nèi)容？依據(jù)什么標(biāo)準(zhǔn)？從哪一步開始？今天就帶大家來五礦二十三冶長沙夢想金茂華府項目檔案室學(xué)習(xí)一下，看看人家如何管理施工資料（項目檔案）！
施工資料（項目檔案），是指在工程前期準(zhǔn)備、施工管理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等紙質(zhì)和電子文件的統(tǒng)稱，記錄和反映了項目建設(shè)過程和成果，是項目建設(shè)、管理、生產(chǎn)（運行）、維護(hù)的重要依據(jù)和條件，也是工程質(zhì)量責(zé)任追究的重要憑證。
《建筑工程資料管理規(guī)程》中規(guī)定：工程資料應(yīng)真實反映工程質(zhì)量的實際情況，并與工程進(jìn)度同步形成、收集、整理、歸檔。工程資料不符合要求的，不得進(jìn)行竣工驗收。
該項目自啟動伊始，即對檔案管理進(jìn)行了前期規(guī)劃，對包括編制依據(jù)、職責(zé)劃分、目錄框架、設(shè)施配備、分部分項劃分計劃、試驗計劃等進(jìn)行了詳細(xì)策劃，為科學(xué)化管理檔案奠定了基礎(chǔ)。
依據(jù)國家驗收規(guī)范、地方建筑工程資料管理、地方檔案館管理制度等相關(guān)規(guī)定對施工資料進(jìn)行編制管理，確保檔案管理“有法可依”。
知道了怎么管理，那么由誰來管理？該項目按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理、專人負(fù)責(zé)的原則，確定了四級管理架構(gòu)，管理權(quán)限和職責(zé)劃分明確而清晰。
由房建公司相關(guān)部門指導(dǎo)，項目經(jīng)理全面負(fù)責(zé)，項目技術(shù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和督促，項目各責(zé)任部門負(fù)責(zé)將需要歸檔的資料提供給資料員。
根據(jù)工程面積及工作面需求，該項目共配備了3名資料員，包括1名資料主管和2名發(fā)揮輔助作用的資料員，具體負(fù)責(zé)文件資料的報審、整理、歸檔移交工作。
該項目按照來源將施工資料分為外部文件和內(nèi)部文件兩類。
外來文件：由兩級公司、甲方、監(jiān)理、分包單位等傳來的文件。
內(nèi)部文件：由項目部自己產(chǎn)生的文件，如①會議紀(jì)要；②周報、月報；③工程聯(lián)系單；④監(jiān)理通知回復(fù)單；⑤施工技術(shù)及管理文件；⑥造價文件；⑦施工過程資料。
檔案管理，硬件很關(guān)鍵。該檔案室約40平方米，配齊“三鐵八防”等設(shè)施：鐵窗鐵門鐵柜，防高溫防潮防蟲防火防盜防光防塵防鼠。項目共有12棟樓，配備了12個檔案柜，每個檔案柜存放一棟樓的資料。
項目部另設(shè)有資料室作為資料員的辦公區(qū)域，配有4套桌椅、3臺電腦和2個資料柜，資料柜里主要存放未完成簽字蓋章的資料。
檔案室內(nèi)配置了一臺計算機、一臺打印機等信息化設(shè)備，對檔案信息的生成、轉(zhuǎn)化、存入、檢索、利用實行一體化管理。
信息欄：記錄工地現(xiàn)場原材料及試塊送檢情況，包括鋼筋原材、鋼筋焊接、砼試塊、砂漿試塊、給排水、電氣、現(xiàn)場試驗、防水材料、土工、砌塊、節(jié)能材料、借閱臺賬等。
檔案工作天地：包括總目錄、管理框架、成果匯編、工作形象進(jìn)展、工作動態(tài)等內(nèi)容。方便快速了解項目檔案概況，了解現(xiàn)場施工進(jìn)度，同步查閱施工資料。
項目展板：展示項目概況、工藝工法、施工樣板、進(jìn)度情況、時事快訊、月度故事等內(nèi)容，傳遞企業(yè)文化。
常言道，沒有規(guī)矩、不成方圓。項目部建立健全檔案保管制度、檔案室保密工作制度、檔案鑒定制度、檔案室安全消保制度、聲像檔案管理制度、檔案利用制度、檔案員崗位職責(zé)等，并懸掛在檔案室內(nèi)，制度上墻更上心。
施工資料那么多，歸檔或查閱起來是不是很麻煩？非也，在這個檔案室，保準(zhǔn)你一分鐘內(nèi)就能找到想要的資料。該項目根據(jù)長沙市建筑工程竣工檔案主要內(nèi)容及排列順序（完整版）和建設(shè)單位歸檔資料要求，對內(nèi)業(yè)資料列出一級目錄、二級目錄、三級目錄。
一級目錄為總目錄，懸掛在墻上，位于“檔案工作天地”左側(cè)，指引編制整個項目的工程資料。
二級目錄為依據(jù)一級目錄編制檔案柜上的二級目錄“索引”，位于每個檔案柜右上方，指引編制某一具體樓棟的資料。
三級目錄為預(yù)立卷內(nèi)目錄，按檔案館要求編制。
施工資料（項目檔案）管理，
是項目建設(shè)的有機組成部分，
其管理水平關(guān)乎工程質(zhì)量的優(yōu)劣。
該項目部對工程質(zhì)量的重視，
從其檔案管理方面或可再窺一斑。
來源：建筑工程魯班聯(lián)盟
